Di dunia kerja, proses persetujuan tidak dapat dipisahkan dari operasi perusahaan. Mulai dari pengajuan cuti, permintaan pengadaan barang, untuk penggantian, semua memerlukan persetujuan dari pihak terkait.
Di era kerja yang semakin dinamis dan cepat seperti sekarang, perusahaan diharuskan untuk dapat bergerak lebih cepat dan lebih efisien.
ADVERTISEMENT
SCROLL TO RESUME CONTENT
Salah satu tantangan yang sering muncul adalah bagaimana memastikan proses persetujuan internal berjalan tanpa hambatan.
Banyak tim mulai mencari cara sehingga proses ini bisa lebih cepat, akurat, dan tetap terdokumentasi dengan baik tanpa harus mengorbankan waktu dan energi.
Proses persetujuan manual seringkali menjadi sumber masalah
Jika Anda masih menggunakan proses manual, perusahaan akan sering menghadapi hambatan berikut:
- Terlambat disetujui karena tidak terdeteksi
Permintaan email untuk persetujuan hanya dapat memasukkan folder spam atau tidak dapat dibaca karena volume email yang tinggi. Ini menyebabkan proses bisnis terhambat hanya karena satu persetujuan tertunda.
- Banyak waktu terbuang untuk tindak lanjut
Karyawan harus mengingatkan bos berkali -kali untuk menyetujui pengajuan. Proses seperti ini tidak hanya melelahkan, tetapi juga tidak efisien.
- Tidak ada jejak digital
Proses manual sulit dilacak. Ketika audit diperlukan, perusahaan mengalami kesulitan menunjukkan riwayat persetujuan yang valid dan jelas.
Masalah -masalah ini membuat banyak perusahaan sekarang mulai mempertimbangkan sistem persetujuan otomatis.
Apa itu persetujuan otomatis?
Persetujuan Otomatis adalah sistem digital yang mengatur proses persetujuan dengan alur kerja yang telah ditentukan dan secara otomatis berjalan tanpa intervensi manual.
Sistem ini biasanya digunakan untuk:
Cuti persetujuan
Permintaan Pembelian (Permintaan Pembelian/Pesanan Pembelian)
Penggantian dan Pengajuan Biaya
Persetujuan Dokumen Internal
Laporan Pekerjaan Persetujuan, Lembur, dan Lainnya
Dengan persetujuan otomatis, pengiriman langsung diteruskan ke pihak -pihak terkait berdasarkan aliran yang ditentukan. Semua pemberitahuan, status, dan sejarah dicatat secara digital.
5 Alasan untuk proses persetujuan harus dilakukan secara otomatis
Dalam kegiatan operasional perusahaan, proses atau persetujuan persetujuan adalah tahap penting.
Namun sayangnya, banyak perusahaan masih menjalankan proses ini secara manual. Bahkan, metode ini tidak hanya membutuhkan waktu, tetapi juga dengan risiko kesalahan yang tinggi.
Untuk alasan ini, sekarang banyak perusahaan telah mulai beralih menggunakan sistem persetujuan otomatis seperti persetujuan Lark.
Sistem ini memungkinkan proses persetujuan untuk berjalan lebih cepat, efisien, dan terstruktur. Lalu, apa alasan utama mengapa proses persetujuan harus diotomatisasi?
Berikut ini adalah lima alasan.
- Simpan waktu operasional
Salah satu keuntungan utama dari persetujuan otomatis adalah efisiensi waktu.
Dengan sistem seperti persetujuan Lark, setiap pengajuan akan langsung ke daftar pemberitahuan pihak berwenang. Tidak perlu menunggu email membaca atau mengingatkan bos secara manual.
Sistem ini juga dapat mengatur aliran persetujuan berjenjang, sehingga ketika satu atasan setuju, itu akan secara otomatis diteruskan ke pihak berikutnya. Proses ini dapat memotong waktu yang biasanya terbuang dalam proses tindak lanjut.
- Mengurangi risiko kesalahan manusia
Proses persetujuan manual rentan terhadap berbagai kesalahan, seperti dokumen input yang salah, kelupaan untuk menyetujui, atau bahkan kehilangan file.
Sistem persetujuan secara otomatis meminimalkan risiko dengan alur kerja yang telah ditentukan. Setiap pengiriman hanya dapat dilanjutkan jika data yang dimasukkan sesuai, dan setiap langkah persetujuan dicatat secara sistematis.
Persetujuan Lark memungkinkan pengguna untuk membuat formulir digital sesuai kebutuhan, dengan validasi data untuk memastikan bahwa semua informasi benar sejak awal.
- Tingkatkan transparansi dan akuntabilitas
Sistem persetujuan digital menciptakan lingkungan kerja yang lebih transparan. Semua proses persetujuan direkam secara otomatis, mulai dari siapa yang diajukan, siapa yang setuju, sampai waktu dan komentar yang diberikan.
Melalui Lark, pengguna dapat melihat riwayat persetujuan secara real-time. Ini membuatnya mudah untuk melakukan audit, evaluasi, dan dokumen pelacakan, karena semuanya dicatat dalam sistem terpusat.
- Mempercepat proses keputusan bisnis
Kecepatan membuat keputusan sangat penting di dunia bisnis. Dengan sistem persetujuan otomatis, pengambilan keputusan tidak lagi terhambat oleh penundaan administratif.
Persetujuan Lark dapat diakses dari berbagai perangkat, termasuk smartphone. Jadi meskipun mereka berada di luar kantor, proses persetujuan masih dapat dilakukan dengan cepat.
Dengan begitu, operasi bisnis terus berjalan dengan lancar tanpa menunggu pihak terkait hadir secara fisik.
- Mendukung sistem kerja modern dan fleksibel
Di era digital, banyak perusahaan menerapkan sistem kerja hibrida atau jarak jauh. Proses persetujuan manual akan sulit diterapkan dalam model kerja seperti ini karena akses fisik yang terbatas ke dokumen.
Secara otomatis mendukung sistem fleksibilitas. Selama terhubung ke Internet, karyawan dapat mengirimkan dan menyetujui berbagai formulir dari mana saja dan kapan saja.
Persetujuan Lark juga terintegrasi dengan layanan lain di ekosistem Lark, seperti kalender, dokumen, dan obrolan, yang membuat proses kerja lebih lancar dan efisien.
Tahu persetujuan Lark
Persetujuan Lark adalah salah satu fitur Lark Suite, platform kolaborasi kerja yang dikembangkan oleh Bytedance.
Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk membuat formulir digital dengan aliran persetujuan otomatis, menetapkan tingkat persetujuan berdasarkan posisi, dan memantau status setiap pengiriman secara real-time.
Beberapa fitur utama dari persetujuan Lark:
Formulir pembangun digital yang dapat disesuaikan
Persetujuan multi-level sesuai dengan struktur organisasi
Integrasi dengan pangkalan lark untuk pelacakan dan laporan
Pemberitahuan otomatis dan real-time
Riwayat persetujuan yang dapat diakses kapan saja
Dengan semua fitur ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional sambil menciptakan lingkungan kerja yang lebih transparan dan profesional.
Proses persetujuan yang lambat dan tidak terstruktur dapat menjadi hambatan besar untuk kelancaran operasi perusahaan. Oleh karena itu, beralih ke sistem persetujuan otomatis seperti persetujuan Lark adalah langkah strategis yang layak dipertimbangkan.
Dengan otomatisasi, prosesnya menjadi lebih cepat, lebih aman, dan mudah dilacak. Selain itu, perusahaan juga dapat beradaptasi dengan sistem kerja modern yang menuntut efisiensi dan fleksibilitas tinggi. Jika bisnis Anda masih menggunakan sistem manual, mungkin ini saatnya untuk beralih ke sistem digital. Karena di era digital, kecepatan adalah keunggulan kompetitif.
Jadi, masih sering tertunda karena proses persetujuan yang panjang dan manual? Mungkin sudah waktunya bagi tim Anda untuk beralih ke cara yang lebih efisien dan transparan. Coba mulai dari sistem persetujuan otomatis di Lark Siapa tahu, ini adalah kunci dari kelancaran pengoperasian bisnis Anda! Kontak VirtueNet Sekarang untuk demo gratis!
Tentang VirtueNet oleh Prasetia Dwidharma
VirtueNet adalah divisi TIK dari PT Prasetia Dwidharma yang menyediakan solusi bisnis berbasis teknologi. Kami membantu perusahaan melakukan transformasi digital melalui pendekatan yang fokus pada kebutuhan klien, solusi fleksibel, dan teknologi terbaru. Didukung oleh tim ahli, kami berkomitmen untuk mendorong inovasi dan memastikan bisnis Anda selalu siap menghadapi masa depan.
Siaran pers ini juga telah ditayangkan RakyatPos.id
—
RakyatPos Borneo
